We wspólnotach mieszkaniowych żyje wielu Polaków. Funkcjonują one na podstawie przepisów ustawy o własności lokali (uwl). Przewiduje ona, że w pierwszym kwartale każdego roku właściciele mieszkający w danej wspólnocie powinni się spotkać na rocznym zebraniu (art. 30 ust. 1 pkt 3 uwl).  W ich trakcie zapadają najważniejsze decyzje dotyczące wspólnoty w danym roku.

Z rocznych zebrań zwolnione są małe wspólnoty (do siedmiu lokalu). W ich wypadku stosuje się przepisy o współwłasności kodeksu cywilnego, a te nie przewidują tego typu zebrań.

Organizacją rocznych zebrań zajmuje się zarząd/zarządca. Bywa jednak, że właściciele są w konflikcie zarządem i ten nie chce go zwołać z różnych powodów, wtedy może się zająć tym każdy właściciel, wszyscy lub kilku z nich (art. 30 ust. 1b uwl). Jednocześnie przepisy zawierają wykaz spraw, które obowiązkowo powinien znaleźć się w porządku obrad zebrania (art. 30 ust. 2 uwl). Należy do nich:

– uchwalanie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu,

– ocena pracy zarządu, jego sprawozdanie i podjęcie uchwały o udzieleniu mu absolutorium.

Warto pamiętać, że udzielenie absolutorium jest  akceptacją przez właścicieli lokali działalności zarządu w danym roku i jednocześnie przyzwoleniem do dalszego sprawowania zarządu nieruchomością wspólną. Natomiast nie udzielenie absolutorium nie jest równoznaczne z odwołaniem zarządu. W tym celu właściciele lokali muszą podjąć inną uchwałę.

Decyzje we wspólnocie podejmuje się w formie uchwał które podejmuje się na zebraniu albo w drodze indywidualnego zbierania głosów. Dopuszczalny jest też system mieszany, czyli właściciele podejmą uchwałę, oddając głosy częściowo w jeden i częściowo drugi sposób. W dużej wspólnocie decyduje większość głosów (musi ich być ponad 50 proc. udziałów). Nie ma jednak tak, że każdej osobie przypada jeden głos. Głosuje się bowiem udziałami w nieruchomości wspólnej. Im wyższy udział w nieruchomości wspólnej, tym więcej głosów ma dany właściciel. O wysokości swojego udziału można się dowiedzieć z umowy notarialnej sprzedaży lokalu oraz z księgi wieczystej.

Zebranie powinno więc mieć swojego przewodniczącego i protokolanta. Może też mieć komisję skrutacyjną.

W trakcie zebrania członkowie zarządu/zarządca informują o swojej działalności w roku ubiegłym i składają sprawozdanie finansowe oraz odpowiadają na pytania właścicieli dotyczące projektów uchwał. Następnie właściciele głosują, w tym nad udzieleniem absolutorium zarządowi, a także sprawozdaniem finansowym za poprzedni rok oraz planem gospodarczym na rok bieżący i wysokością opłat na pokrycie kosztów zarządu, a także innymi projektami uchwał dołączonymi do porządku obrad.